Политика в отношении обработки персональных данных

1. Общие положения

Настоящая политика обработки персональных данных составлена в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 № 152⁠-⁠ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон о персональных данных) и определяет цели, состав, сроки и порядок обработки персональных данных и меры по обеспечению безопасности персональных данных, предпринимаемые ООО «АСБУХ» (далее — Оператор).

Оператор — Общество с ограниченной ответственностью «АСБУХ», ИНН 3906225009, ОГРН 1103926013597, адрес: 236029, г. Калининград, ул. Горького, д. 164, кв. 3; офис: 236022, г. Калининград, ул. Ген.-лейт. Озерова, д. 17В, оф. 27; телефон +7 (996) 521-13-56, электронная почта info@asbuh.com.

1.1. Оператор ставит своей важнейшей целью и условием осуществления своей деятельности соблюдение прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

1.2. Настоящая политика Оператора в отношении обработки персональных данных (далее — Политика) применяется ко всем персональным данным, которые обрабатывает Оператор: полученным через веб-сайт https://asbuh.com, портал app.asbuh.com, мессенджеры, электронную почту и по телефону, а также содержащимся в документах на бумаге.

1.3. Порядок обработки персональных данных кандидатов на работу, работников и бывших работников подробно установлен Положением об обработке персональных данных работников — локальным актом Оператора. Политика его не заменяет.

1.4. Персональные данные работников, контрагентов и иных физических лиц, связанных с клиентами Оператора, Оператор обрабатывает по поручению клиентов (раздел 7). Оператором этих данных является клиент.

1.5. Ответственный за организацию обработки персональных данных назначается приказом директора; до назначения его обязанности исполняет директор. Обращения по вопросам обработки персональных данных принимаются по электронной почте info@asbuh.com и по адресу Оператора.

2. Основные понятия, используемые в Политике

2.1. Автоматизированная обработка персональных данных — обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.

2.2. Блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).

2.3. Веб-сайт — совокупность графических и информационных материалов, а также программ для ЭВМ и баз данных, обеспечивающих их доступность в сети интернет по сетевому адресу https://asbuh.com.

2.4. Информационная система персональных данных — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.

2.5. Обезличивание персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

2.6. Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

2.7. Оператор — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и/или осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

2.8. Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе Пользователю.

2.9. Персональные данные, разрешённые субъектом персональных данных для распространения, — персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных путём дачи согласия на обработку персональных данных, разрешённых субъектом персональных данных для распространения в порядке, предусмотренном Законом о персональных данных (далее — персональные данные, разрешённые для распространения).

2.10. Пользователь — любой посетитель веб-сайта https://asbuh.com и пользователь портала app.asbuh.com.

2.11. Портал — информационная система Оператора по адресу app.asbuh.com, в которой Оператор ведёт работу с клиентами, кандидатами и работниками.

2.12. Предоставление персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных определённому лицу или определённому кругу лиц.

2.13. Распространение персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределённому кругу лиц.

2.14. Трансграничная передача персональных данных — передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому или иностранному юридическому лицу.

2.15. Уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

3. Основные права и обязанности Оператора

3.1. Оператор имеет право:

• получать от субъекта персональных данных достоверные информацию и/или документы, содержащие персональные данные;
• в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных, а также направления обращения с требованием о прекращении обработки персональных данных, Оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в Законе о персональных данных;
• самостоятельно определять состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Законом о персональных данных и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, если иное не предусмотрено Законом о персональных данных или другими федеральными законами.

3.2. Оператор обязан:

• предоставлять субъекту персональных данных по его просьбе информацию, касающуюся обработки его персональных данных;
• организовывать обработку персональных данных в порядке, установленном действующим законодательством РФ;
• отвечать на обращения и запросы субъектов персональных данных и их законных представителей в соответствии с требованиями Закона о персональных данных: в течение 10 рабочих дней с даты получения запроса; срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с направлением субъекту мотивированного уведомления о причинах продления;
• сообщать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных по запросу этого органа необходимую информацию в течение 10 рабочих дней с даты получения такого запроса (срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней);
• публиковать или иным образом обеспечивать неограниченный доступ к настоящей Политике в отношении обработки персональных данных;
• принимать правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
• прекратить передачу (распространение, предоставление, доступ) персональных данных, прекратить обработку и уничтожить персональные данные в порядке и случаях, предусмотренных Законом о персональных данных;
• исполнять иные обязанности, предусмотренные Законом о персональных данных.

4. Основные права и обязанности субъектов персональных данных

4.1. Субъекты персональных данных имеют право:

• получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами. Сведения предоставляются субъекту персональных данных Оператором в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных. Перечень информации и порядок её получения установлен Законом о персональных данных;
• требовать от оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;
• выдвигать условие предварительного согласия при обработке персональных данных в целях продвижения на рынке товаров, работ и услуг;
• на отзыв согласия на обработку персональных данных, а также на направление требования о прекращении обработки персональных данных;
• обжаловать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке неправомерные действия или бездействие Оператора при обработке его персональных данных;
• на осуществление иных прав, предусмотренных законодательством РФ.

4.2. Субъекты персональных данных обязаны:

• предоставлять Оператору достоверные данные о себе;
• сообщать Оператору об уточнении (обновлении, изменении) своих персональных данных.

4.3. Лица, передавшие Оператору недостоверные сведения о себе либо сведения о другом субъекте персональных данных без согласия последнего, несут ответственность в соответствии с законодательством РФ.

5. Принципы обработки персональных данных

5.1. Обработка персональных данных осуществляется на законной и справедливой основе.

5.2. Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определённых и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.

5.3. Не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.

5.4. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.

5.5. Содержание и объём обрабатываемых персональных данных соответствуют заявленным целям обработки. Не допускается избыточность обрабатываемых персональных данных по отношению к заявленным целям их обработки.

5.6. При обработке персональных данных обеспечивается точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Оператор принимает необходимые меры и/или обеспечивает их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных данных.

5.7. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные уничтожаются либо обезличиваются по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

6. Цели, категории и сроки обработки персональных данных

6.1. Для каждой цели Оператор обрабатывает только указанные персональные данные указанных субъектов с использованием средств автоматизации (веб-сайт, портал, электронная почта, мессенджеры) и без использования таких средств (документы на бумаге). Действия с персональными данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ) в случаях раздела 9, блокирование, удаление, уничтожение.

Ответ на заявку и обращение, расчёт стоимости и подготовка коммерческого предложения:

Субъекты

лица, оставившие заявку на веб-сайте, в мессенджере, по телефону или электронной почте, и их представители

Персональные данные

имя, номер телефона, электронный адрес, должность, вид деятельности бизнеса, сведения из обращения и переписки

Правовые основания

согласие субъекта (п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона о персональных данных) — согласие на обработку персональных данных; заключение договора по инициативе субъекта (п. 5 ч. 1 ст. 6)

Срок обработки и хранения

если договор не заключён — 1 год после закрытия заявки и последнего сообщения в переписке; при отзыве согласия — уничтожение не позднее 30 дней. Если договор заключён — как для исполнения договора

Заключение и исполнение договора бухгалтерского обслуживания, переписка по обслуживанию:

Субъекты

клиенты — индивидуальные предприниматели; руководители, представители и контактные лица клиентов

Персональные данные

фамилия, имя, отчество, должность, номер телефона, электронный адрес, имя пользователя в мессенджере, реквизиты индивидуального предпринимателя (ИНН, ОГРНИП, адрес), переписка и вложения

Правовые основания

исполнение договора, стороной которого является субъект (п. 5 ч. 1 ст. 6); законные интересы Оператора и клиента — для представителей клиентов-организаций (п. 7 ч. 1 ст. 6)

Срок обработки и хранения

договор и учётные документы — в сроки, установленные законодательством о бухгалтерском учёте и архивном деле; переписка — 1 год после окончания обслуживания и 1 год без сообщений

Учётная запись и работа в портале:

Субъекты

пользователи портала: клиенты, их представители, работники Оператора

Персональные данные

фамилия, имя, отчество, электронный адрес, номер телефона, привязка аккаунта Telegram и MAX, журнал входов и действий (IP-адрес, сведения о браузере, время)

Правовые основания

исполнение договора (п. 5 ч. 1 ст. 6); законные интересы Оператора — безопасность портала (п. 7 ч. 1 ст. 6)

Срок обработки и хранения

пока действует учётная запись; сессии входа — 30 дней; журнал действий — 3 года

Подбор персонала:

Субъекты

кандидаты, откликнувшиеся на вакансию на веб-сайте, на hh.ru или лично

Персональные данные

фамилия, имя, отчество, номер телефона, электронный адрес, город, возраст, ожидаемый доход, резюме и содержащиеся в нём сведения, сведения о профессиональном опыте

Правовые основания

согласие кандидата (п. 1 ч. 1 ст. 6) — согласие кандидата на обработку персональных данных; заключение договора по инициативе субъекта (п. 5 ч. 1 ст. 6)

Срок обработки и хранения

до завершения отбора. Если трудовой договор не заключён — уничтожение не позднее 30 дней после завершения отбора или отзыва согласия; если заключён — по Положению об обработке персональных данных работников

Трудовые отношения и кадровый учёт:

Субъекты

работники и бывшие работники

Персональные данные

в составе, установленном Положением об обработке персональных данных работников

Правовые основания

трудовое законодательство (п. 2 и 5 ч. 1 ст. 6)

Срок обработки и хранения

в сроки, установленные Положением об обработке персональных данных работников

Заключение и исполнение договоров с исполнителями:

Субъекты

самозанятые и индивидуальные предприниматели — исполнители Оператора

Персональные данные

фамилия, имя, отчество, ИНН, ОГРНИП, налоговый режим, адрес, банковские реквизиты, номер телефона, электронный адрес

Правовые основания

исполнение договора (п. 5 ч. 1 ст. 6); законодательство о налогах и бухгалтерском учёте (п. 2 ч. 1 ст. 6)

Срок обработки и хранения

срок договора, далее — в сроки, установленные законодательством о налогах, бухгалтерском учёте и архивном деле

Анализ и улучшение работы веб-сайта:

Субъекты

посетители веб-сайта

Персональные данные

cookie-идентификатор, IP-адрес, сведения о браузере, действия на страницах веб-сайта: перемещения курсора, прокрутка, клики

Правовые основания

согласие Пользователя (п. 1 ч. 1 ст. 6) в порядке, указанном в п. 13.3

Срок обработки и хранения

Оператор не хранит эти данные у себя: они собираются и хранятся сервисом Яндекс Метрика (п. 13.2) на условиях ООО «ЯНДЕКС»

6.2. Специальные категории персональных данных и биометрические персональные данные Оператор не запрашивает и не обрабатывает. Сведения о состоянии здоровья работников обрабатываются только в случаях, установленных трудовым законодательством, в порядке Положения об обработке персональных данных работников.

7. Обработка персональных данных по поручению клиентов

7.1. При бухгалтерском, налоговом и кадровом обслуживании Оператор обрабатывает персональные данные работников, контрагентов и иных физических лиц, полученные от клиента или при оказании ему услуг, по поручению клиента (ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных) на основании договора с клиентом. Оператором этих данных является клиент; он обеспечивает наличие правовых оснований для их обработки и передачи Оператору.

7.2. Цель такой обработки — исполнение договора с клиентом: ведение бухгалтерского, налогового и кадрового учёта, расчёт заработной платы, составление и представление отчётности. Перечень персональных данных и действий с ними, обязанности Оператора по соблюдению конфиденциальности и обеспечению безопасности персональных данных установлены договором с клиентом.

7.3. По окончании договора Оператор передаёт такие персональные данные клиенту или уничтожает их, кроме случаев, когда их хранение обязательно по закону или предусмотрено договором.

8. Условия обработки персональных данных

8.1. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

8.2. Обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей.

8.3. Обработка персональных данных необходима для осуществления правосудия, исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве.

8.4. Обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем.

8.5. Обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов оператора или третьих лиц либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных.

8.6. Осуществляется обработка персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе (далее — общедоступные персональные данные).

8.7. Осуществляется обработка персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с федеральным законом.

9. Порядок сбора, хранения, передачи и уничтожения персональных данных

Безопасность персональных данных, которые обрабатываются Оператором, обеспечивается путём реализации правовых, организационных и технических мер, необходимых для выполнения в полном объёме требований действующего законодательства в области защиты персональных данных.

9.1. Оператор обеспечивает сохранность персональных данных и принимает все возможные меры, исключающие доступ к персональным данным неуполномоченных лиц. Доступ работников Оператора к персональным данным предоставляется по ролям и только в объёме, необходимом для выполнения их обязанностей.

9.2. Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан Российской Федерации осуществляются с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации (ч. 5 ст. 18 Закона о персональных данных).

9.3. Оператор передаёт персональные данные третьим лицам только с согласия субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (в том числе в налоговый орган, Социальный фонд, суд и иные государственные органы — в объёме их требований), либо лицам, которым Оператор поручил обработку (ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных).

9.4. Для работы веб-сайта и портала Оператор пользуется услугами поставщиков: размещение серверов, отправка электронной почты, распознавание речи и текста, обработка текста языковыми моделями. Поставщики получают персональные данные только в объёме, необходимом для оказания услуги. Переписка в мессенджерах ведётся средствами мессенджера, выбранного субъектом (Telegram, MAX); её копия хранится в портале в сроки раздела 6.

9.5. В случае выявления неточностей в персональных данных Пользователь может актуализировать их самостоятельно, путём направления Оператору уведомления на адрес электронной почты Оператора info@asbuh.com с пометкой «Актуализация персональных данных».

9.6. Срок обработки персональных данных определяется достижением целей, для которых были собраны персональные данные, в сроки, указанные в разделе 6, если иной срок не предусмотрен договором или действующим законодательством.

9.7. Субъект персональных данных может в любой момент отозвать своё согласие на обработку персональных данных, направив Оператору уведомление посредством электронной почты на электронный адрес Оператора info@asbuh.com с пометкой «Отзыв согласия на обработку персональных данных» или почтовым отправлением по адресу Оператора. Оператор прекращает обработку персональных данных, основанную на согласии, и уничтожает их в срок, не превышающий 30 дней с даты поступления отзыва, если иное не предусмотрено законом.

9.8. Вся информация, которая собирается сторонними сервисами, в том числе платёжными системами, средствами связи и другими поставщиками услуг, хранится и обрабатывается указанными лицами (Операторами) в соответствии с их Пользовательским соглашением и Политикой конфиденциальности. Оператор не несёт ответственность за действия третьих лиц, в том числе указанных в настоящем пункте поставщиков услуг.

9.9. Установленные субъектом персональных данных запреты на передачу (кроме предоставления доступа), а также на обработку или условия обработки (кроме получения доступа) персональных данных, разрешённых для распространения, не действуют в случаях обработки персональных данных в государственных, общественных и иных публичных интересах, определённых законодательством РФ.

9.10. Оператор при обработке персональных данных обеспечивает конфиденциальность персональных данных.

9.11. Условием прекращения обработки персональных данных может являться достижение целей обработки персональных данных, истечение срока действия согласия субъекта персональных данных, отзыв согласия субъектом персональных данных или требование о прекращении обработки персональных данных, а также выявление неправомерной обработки персональных данных.

9.12. При достижении цели обработки Оператор прекращает обработку и уничтожает персональные данные в срок, не превышающий 30 дней, если иное не предусмотрено законом или договором. При выявлении неправомерной обработки Оператор прекращает её в срок, не превышающий 3 рабочих дней, а если обеспечить правомерность невозможно — уничтожает персональные данные в срок, не превышающий 10 рабочих дней, и уведомляет об этом субъекта (ст. 21 Закона о персональных данных).

9.13. Электронные данные в портале удаляются автоматически по истечении сроков раздела 6 способом, исключающим восстановление; документы на бумаге уничтожаются с составлением акта. Подтверждение уничтожения оформляется в соответствии с требованиями уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных (ч. 7 ст. 21 Закона о персональных данных).

10. Перечень действий, производимых Оператором с полученными персональными данными

10.1. Оператор осуществляет сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение персональных данных.

10.2. Оператор осуществляет автоматизированную обработку персональных данных с получением и/или передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой.

11. Трансграничная передача персональных данных

11.1. Оператор до начала осуществления деятельности по трансграничной передаче персональных данных обязан уведомить уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о своём намерении осуществлять трансграничную передачу персональных данных (такое уведомление направляется отдельно от уведомления о намерении осуществлять обработку персональных данных).

11.2. Оператор до подачи вышеуказанного уведомления обязан получить от органов власти иностранного государства, иностранных физических лиц, иностранных юридических лиц, которым планируется трансграничная передача персональных данных, соответствующие сведения.

12. Конфиденциальность персональных данных

Оператор и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

13. Файлы cookie и веб-аналитика

13.1. Сайт использует файлы cookie — небольшие текстовые файлы, которые сохраняются в браузере Пользователя. Cookie применяются для корректной работы сайта, сохранения пользовательских настроек (например, выбранной темы оформления) и сбора обезличенной статистики посещений.

13.2. На сайте установлен сервис веб-аналитики Яндекс Метрика (ООО «ЯНДЕКС»), в том числе технологии «Вебвизор» и «Карта кликов»: записываются действия посетителей на страницах сайта — перемещения курсора, прокрутка, клики, а также cookie-идентификатор, IP-адрес и сведения о браузере. Эти данные используются исключительно для анализа и улучшения работы сайта. Условия обработки данных сервисом определяются документами ООО «ЯНДЕКС»: yandex.ru/legal/confidential.

13.3. Пользователь может отключить или ограничить использование cookie в настройках своего браузера, а также удалить уже сохранённые файлы cookie. Это может повлиять на работу отдельных функций сайта. Продолжение использования сайта после ознакомления с уведомлением об использовании cookie означает согласие Пользователя с их использованием.

14. Заключительные положения

14.1. Пользователь может получить любые разъяснения по интересующим вопросам, касающимся обработки его персональных данных, обратившись к Оператору с помощью электронной почты info@asbuh.com.

14.2. Работники Оператора, непосредственно осуществляющие обработку персональных данных, знакомятся с Политикой (п. 6 ч. 1 ст. 18.1 Закона о персональных данных).

14.3. В данном документе будут отражены любые изменения политики обработки персональных данных Оператором. Политика действует бессрочно до замены её новой версией.

14.4. Актуальная версия Политики в свободном доступе расположена в сети Интернет по адресу https://asbuh.com/privacy/.