Сколько стоит бухгалтер в штате: полный расчёт и аутсорс

Бухгалтер с зарплатой «на руки» 60 000 ₽ обходится компании минимум в 89 794 ₽ в месяц — и это ещё до рабочего места, отпуска, замены на время отпуска и цены его ошибки. Разрыв между цифрой в оффере и цифрой в расходах — не бухгалтерская тонкость: именно на нём строятся решения «своего держать дешевле».

Разбираем, сколько стоит бухгалтер в штате в 2026 году: из чего складывается полная сумма, что изменилось со страховыми взносами, во сколько обходится расставание и в каких случаях штатный сотрудник объективно выигрывает у аутсорса. Все расчёты — с формулами, чтобы можно было подставить свои цифры.

Оклад, «на руки» и расход компании — три разные цифры

Зарплату обсуждают в сумме «на руки», а бюджет компании живёт в начислениях. Между этими цифрами два слоя.

НДФЛ. Работодатель выступает налоговым агентом: он сам удерживает налог из начисленного и перечисляет его в бюджет, поэтому сотрудник видит только остаток. Обратный пересчёт простой: оклад = сумма на руки / 0,87. Зарплата 60 000 ₽ на руки — это начисление 68 966 ₽, из которых 8 966 ₽ уходит в бюджет как НДФЛ по ставке 13%.

Страховые взносы. Они начисляются сверх оклада и сотрудника не касаются вовсе. Единый тариф — 30% в пределах единой предельной величины базы (в 2026 году это 2 979 000 ₽ на сотрудника) и 15,1% сверх неё (п. 3 ст. 425 НК). Плюс взносы на травматизм в СФР: от 0,2% до 8,5% в зависимости от класса профессионального риска.

Отсюда два рабочих множителя:

• от оклада — × 1,302 при минимальной ставке травматизма (1 + 0,30 + 0,002) и × 1,385 при максимальной 8,5%;
• от суммы «на руки» — × 1,4966: каждый рубль, который бухгалтер получает на карту, стоит компании почти полтора рубля только в прямых расходах.

Проверим на примере: 68 966 × 30% = 20 690 ₽ взносов, 68 966 × 0,2% = 138 ₽ на травматизм. Итого 68 966 + 20 690 + 138 = 89 794 ₽ в месяц, или 1 077 528 ₽ в год. И это «голая» ставка — без стола, программ и отпуска.

Взносы-2026: расчёт по прошлогодней ставке занижает бюджет

Если вы считали фонд оплаты труда по памяти прошлого года, цифра почти наверняка занижена. С 1 января 2026 года большинство субъектов МСП лишились пониженного тарифа: раньше они платили 30% с части выплат в пределах 1,5 МРОТ и 15% с превышения, теперь — 30% в пределах предельной величины базы и 15,1% сверх неё.

Льгота сохранена только для видов деятельности из перечня, утверждённого распоряжением Правительства РФ от 27.12.2025 № 4125-р: в него вошли 54 отрасли — растениеводство и животноводство, рыболовство, производство пищевых продуктов, текстиля, бумаги, лекарственных средств, полиграфия и другие. Условий два, и оба обязательны: льготный ОКВЭД указан основным в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, а доля доходов от этого вида деятельности — не менее 70% за каждый отчётный период. Для МСП из перечня действует 30% в пределах 1,5 МРОТ и 15% с превышения, для обрабатывающих производств — 7,6% с превышения. ИТ-компании тоже потеряли часть льготы: вместо 7,6% в 2025 году в 2026-м они платят 15% в пределах предельной базы и 7,6% сверх неё.

Что это значит в деньгах для бухгалтера с окладом 68 966 ₽ (те самые 60 000 ₽ на руки). Федеральный МРОТ на начало 2026 года — 27 093 ₽, значит 1,5 МРОТ = 40 640 ₽. По старой схеме взносы составили бы 40 640 × 30% + (68 966 − 40 640) × 15% = 12 192 + 4 249 = 16 441 ₽. По действующей — 20 690 ₽. Разница 4 249 ₽ в месяц, около 51 000 ₽ в год на одном сотруднике.

Второй факт 2026 года бьёт по микробизнесу отдельно: минимальная база для взносов за директора — федеральный МРОТ (ст. 421 НК, разъяснения ФНС в письме от 22.12.2025 № БС-4-11/11507@). Если директор не оформлен трудовым договором, работает на полставки, был в отпуске без содержания или компания вообще не ведёт деятельность, взносы всё равно считаются с 27 093 ₽ — это 8 127,90 ₽ в месяц. На АУСН правило формально тоже действует — ФНС оговорила это отдельно, — но тариф взносов там нулевой, поэтому к уплате выходит ноль, и РСВ такие компании не сдают.

Отпуск, больничные и цена замены

28 календарных дней отпуска — не отдельная строка бюджета при окладной системе: отпускные выплачиваются вместо зарплаты за эти дни, а взносы на них те же 30%, уже сидящие в множителе. Дополнительная стоимость появляется в другом месте — в замене.

Учёт в отпуск вместе с бухгалтером не уходит: банк, первичка, сроки уплаты и даты сдачи отчётности продолжают идти по календарю. Дальше три варианта, и все платные: нанять подмену (в открытом расчёте стоимость годовых отпускных, разнесённая по месяцам, даёт около 5 814 ₽ в месяц при начислении 57 471 ₽ — примерно десятую часть ставки), доплатить второму сотруднику за совмещение или дать работе накопиться и получить аврал с риском просрочки.

То же — с больничным, декретом и увольнением по собственному в разгар квартальной отчётности. Сами пособия страховыми взносами не облагаются (ст. 422 НК), но участок в эти дни либо стоит, либо стоит денег. Для компании с одним бухгалтером это не гипотетический риск, а плановое событие минимум раз в год.

Рабочее место, программы и «кофе с плюшками»

Косвенные расходы редко попадают в сравнение, хотя считаются просто — делением общих затрат на число сотрудников. Открытый разбор структуры для компании из 24 человек выглядит так:

Вывод того же расчёта: сотрудник с зарплатой 50 000 ₽ на руки обходится работодателю почти вдвое дороже — 74 827 ₽ прямых расходов плюс косвенные.

У бухгалтера к этому добавляются строки, которых нет у маркетолога: лицензия и обновления учётной программы, сервис сдачи отчётности, ЭДО, электронная подпись, справочно-правовая система и обучение под изменения законодательства. Суммы у всех разные — берите их из своих счетов, но обязательно включите в сравнение: в аутсорсинговом тарифе они уже внутри цены.

Три профиля бизнеса: сколько выходит в месяц

Оклад в расчётах ниже — переменная, а не наша оценка рынка: подставьте свою цифру. Формула везде одна: на руки / 0,87 × 1,302 — она верна, пока годовой доход не переходит первый порог прогрессивной шкалы НДФЛ (2,4 млн ₽, это примерно 174 000 ₽ на руки в месяц). Профиль В стоит сразу за порогом: часть его дохода облагается уже по 15%, и точный оклад там 207 059 ₽ вместо 206 897 ₽. На вывод таблицы разница в 162 ₽ не влияет, но при зарплатах выше порога считать нужно по шкале.

Четыре пояснения к таблице, без которых сравнение будет нечестным:

• оклад в профиле В не выдуман: на профессиональном форуме бухгалтеры оценивали ведение группы из трёх ООО и ИП с отраслевой государственной системой учёта, аукционами и полной первичкой в 150–180 тыс. ₽ как нижнюю границу разговора и 180–220 тыс. ₽ как нормальный ориентир;
• цифры аутсорса — из нашего калькулятора: базовая цена «Автопилота» — 3 000 ₽ в месяц (начинающий бизнес: ИП без сотрудников, до 10 документов), а профиль А с 40 документами и тремя сотрудниками на зарплате выходит в 10 200 ₽; 25 000 ₽ — «Первый класс» (до 150 документов, до 15 сотрудников, выделенный главбух и налоговый инженер, квартальный внутренний аудит внутри цены);
• взносы во всех трёх профилях посчитаны по 30% на весь год, и это верно: даже в профиле В годовой оклад (2 482 764 ₽) не достигает предельной величины базы 2026 года — 2 979 000 ₽, поэтому тариф 15,1% не включается;
• ставка травматизма везде взята минимальная — 0,2%. В строительстве и производстве она выше и добавляет к окладу до 8,5%.

Разрыв в профилях А и Б выглядит разгромным, и это честная арифметика. Но именно поэтому важен профиль В: с ростом объёма тариф аутсорсера растёт, а оклад — нет.

Цена выхода: сколько стоит расстаться с бухгалтером

Штатная единица — это не только ежемесячный платёж, но и стоимость выхода из отношений. При сокращении численности или штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК) закон включает несколько выплат:

• выходное пособие — один средний месячный заработок, в день увольнения, всем сокращённым, даже тем, кто уже нашёл новую работу (ч. 1 ст. 178 ТК);
• средний заработок за второй месяц — если человек не трудоустроился, пропорционально периоду поиска (ч. 2 ст. 178 ТК);
• средний заработок за третий месяц — по решению службы занятости, если работник обратился туда в течение 14 рабочих дней со дня увольнения (ч. 3 ст. 178 ТК);
• единовременная компенсация в размере двукратного среднего месячного заработка — как альтернатива выплатам за период трудоустройства (ч. 6 ст. 178 ТК);
• дополнительная компенсация, если расстаётесь раньше двухмесячного срока предупреждения, — пропорционально оставшемуся времени (ч. 3 ст. 180 ТК).

Для районов Крайнего Севера срок выплат продлевается до шести месяцев (ст. 318 ТК). Плюс обязательная процедура: предупредить работника за два месяца и письменно уведомить службу занятости — не позднее чем за два месяца, а при массовом увольнении за три (ч. 4 ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации»); сведения подаются через портал «Работа России».

Итог по деньгам для профиля Б: два месяца предупреждения человек ещё работает и получает обычную зарплату, а сверху компания платит до трёх средних заработков — при окладе 103 448 ₽ это около 310 000 ₽ единовременно. НДФЛ и страховые взносы на выходное пособие не начисляются в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного для Севера) — абз. 7 п. 1 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 422 НК. А вот компенсация за неиспользованный отпуск облагается полностью.

Средний заработок считается за 12 календарных месяцев перед увольнением по правилам Положения, утверждённого постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540, и в базу берётся только оплата труда: отпускные, больничные и другие периоды сохранения среднего заработка исключаются. В типовом примере с начислениями 985 000 ₽ зарплаты, 35 000 ₽ отпускных и 14 000 ₽ пособия в расчёт войдут только 985 000 ₽. Расчёт таких выплат и оформление процедуры — обычная работа участка кадров и зарплаты, и ошибка здесь стоит дороже самой выплаты: увольнение во время болезни или отпуска суд признаёт незаконным, а компания платит средний заработок за всё время вынужденного прогула (ст. 394 ТК).

Кто платит за ошибку: ответственность бухгалтера и ваш убыток

Самое распространённое заблуждение о штатном бухгалтере — что он «отвечает за учёт». Отвечает, но не деньгами компании.

Материальная ответственность наступает только за действительный ущерб — реальное уменьшение денег или имущества. Если договора о полной материальной ответственности нет, взыскать можно не больше среднего месячного заработка (ст. 241 ТК). Налоговый штраф действительным ущербом не считается: его выписывают юридическому лицу за налоговое правонарушение, и платит его компания. Минфин допускает требовать с работника сумму административного штрафа, уплаченного по его вине (письмо от 22.08.2014 № 03-04-06/42105), но это отдельный трудовой спор с неочевидным исходом.

Личные штрафы бухгалтера тоже ничего вам не компенсируют — они уходят в бюджет: 5 000–10 000 ₽ за грубое нарушение требований к учёту и искажение отчётности (ст. 15.11 КоАП), при повторном нарушении сумма удваивается и возможна дисквалификация на 1–2 года; 300–500 ₽ за непредставление документов и сведений по требованию инспекции (ст. 15.6 КоАП) — а вот отдельного административного штрафа за просрочку самой декларации с 4 июля 2026 года больше нет: ст. 15.5 КоАП утратила силу (Федеральный закон от 04.07.2026 № 220-ФЗ), хотя налоговая ответственность и пени по Налоговому кодексу остались; 4 000–5 000 ₽ за нарушения при работе с наличными (ст. 15.1 КоАП).

Уволившийся бухгалтер из зоны ответственности не исчезает: сроки давности длинные: два года по нарушениям законодательства о бухучёте (ст. 4.5 КоАП), от двух до десяти лет по уголовным. Практического утешения в этом мало: ошибка обнаруживается тогда, когда деньги уже потеряны.

Как это выглядит на живом материале. В разборе аутсорсинговой компании описан клиент — подрядчик госкорпораций с оборотом свыше 500 млн ₽ в год. Экспресс-аудит показал, что штатная бухгалтерия применяла некорректный тариф страховых взносов и компания переплатила 4 млн ₽; ещё 1,5 млн ₽ переплаты по налогу на прибыль возникли из-за того, что главбух принципиально не показывал в декларации убытки. Претензий уволившемуся бухгалтеру предъявить не удалось.

Вывод, который меняет логику сравнения: цену ошибки в любом формате платит компания. Разница не в ответственности исполнителя, а в том, есть ли второй человек, который проверяет первого. У нас эту роль выполняет внутренний аудит — квартальная проверка учёта по чек-листам ФНС аудитором, который сам этот учёт не ведёт.

Что входит в стоимость бухгалтерского обслуживания на аутсорсе

Тариф аутсорсера меряется не численностью компании, а объёмом работы: количеством документов в месяц, числом сотрудников на зарплате, системой налогообложения и отраслевой спецификой. Поэтому сравнивать «оклад против тарифа» бессмысленно: сравнивать нужно полную стоимость штатной единицы с тарифом плюс вашей собственной работой по передаче документов.

В стоимость бухгалтерского обслуживания у нас входит то, что в штатном варианте оплачивается отдельными строками: ведение учёта и регламентированная отчётность, сервисы сдачи и ЭДО, консультации (2 часа в месяц на «Автопилоте», 10 часов на «Первом классе»), а на старшем тарифе — квартальный внутренний аудит и юридическая поддержка. Узкие вещи докупаются отдельно: внутренний аудит для тех, у кого свой бухгалтер, — 4 900 ₽ в месяц, юридическая поддержка — 3 500 ₽, маркировка — 1 500 ₽, разработка учётной политики — 5 000 ₽ разово.

Чего в тарифе нет и не будет: физического присутствия в офисе, ежедневного ручного сбора первички по столам и задач, которые не назвали при расчёте. Аутсорс работает по регламенту — в этом его сила (предсказуемость) и его ограничение: поручение «сбегай посмотри» он не закрывает.

Когда штатный бухгалтер выигрывает

Пять ситуаций, где штат объективно лучше, и ни одна из них не про экономию:

1. Постоянная полная загрузка. Оклад с ростом объёма не меняется, тариф аутсорсера растёт вместе с числом документов. Если участок реально грузит человека восемь часов в день — сотни документов, ежедневная касса, склад, производство, — точка перелома пройдена.
2. Несколько ролей в одном человеке. Тот самый профиль В: один специалист ведёт четыре юрлица, отраслевую государственную систему учёта, тендерное сопровождение и операционку. На аутсорсе это покупается по частям у разных исполнителей, и сумма частей выходит больше.
3. Ежедневное физическое присутствие и материальная ответственность. Касса, подотчёт, склад, выдача документов на месте — то, что не передаётся регламентом раз в неделю.
4. Ограничения на передачу данных. Внутренние требования к режиму, работа только внутри контура заказчика, запрет на внешний доступ к базе.
5. Собственник умеет оценить учёт. Главный риск найма — не цена, а то, что ни собственник, ни кадровик обычно не могут проверить квалификацию бухгалтера до первого требования из инспекции; для малого бизнеса такой наём часто оказывается лотереей. Если в компании есть финансовый директор или собственник сам из финансов, риск снимается — и штат становится нормальным решением.

Шестая ситуация самая частая и самая простая: бухгалтер уже есть, работает без замечаний и загружен. Ломать работающий процесс ради экономии в 15% — плохая сделка.

Гибрид: свой бухгалтер плюс внешний контроль

Вопрос «бухгалтер в штате или аутсорс» не обязан решаться выбором одного из двух. Три рабочие комбинации:

• штат плюс независимая проверка. Учёт ведёт свой бухгалтер, раз в квартал его проверяет внешний аудитор по чек-листам ФНС. 4 900 ₽ в месяц против 4 млн ₽ переплаты по взносам из примера выше — соотношение говорит само за себя;
• штат на первичку плюс внешний главбух. Свой сотрудник собирает и заводит документы, внешняя команда закрывает период, считает налоги и сдаёт отчётность. Разумно, когда документооборот большой, а налоговая модель сложная;
• аутсорс плюс отдельный налоговый учёт под конкретную задачу — переход на НДС, возврат налога, сопровождение камеральной проверки. Работа, которая нужна не постоянно, но требует другой квалификации, чем ежедневное ведение.

Как посчитать свою цифру за двадцать минут

Порядок действий, чтобы сравнение получилось честным:

1. Возьмите сумму, которую бухгалтер получает (или будет получать) на руки, и разделите на 0,87 — это оклад. Если на руки выходит больше 174 000 ₽ в месяц, делить на 0,87 нельзя: доход переходит первый порог прогрессивной шкалы НДФЛ, и оклад считается по ставкам 13% и 15% раздельно.
2. Умножьте оклад на 1,302 при минимальной ставке травматизма или на 1,385 при максимальной.
3. Проверьте по ОКВЭД, попадает ли компания в перечень 54 отраслей из распоряжения № 4125-р. Не попадает — пониженного тарифа взносов у вас в 2026 году больше нет, считайте по 30%.
4. Прибавьте рабочее место по своим счетам: программы, сервис отчётности, ЭДО, подпись, справочно-правовую систему, долю аренды и связи.
5. Прибавьте резерв на замену на время отпуска и болезни — хотя бы по нижней границе.
6. Разделите цену расставания (до трёх средних заработков) на 12 и добавьте как ежемесячную амортизацию риска.
7. Сравните итог с тарифом, который соответствует вашему реальному объёму: числу документов в месяц и числу сотрудников на зарплате, а не размеру компании в головах.

Если после этих семи шагов цифры оказались близки — оставайтесь со штатом: работающий процесс дороже экономии. Если разрыв двукратный, как в профилях А и Б, считать переход стоит всерьёз: у нас он занимает в среднем две недели, а цена фиксируется в договоре на 12 месяцев — как раз чтобы сравнение, которое вы только что сделали, не устарело через квартал.

Частые вопросы

Сколько стоит бухгалтер в штате с учётом всех расходов?

Прямые расходы считаются от оклада: оклад × 1,302 при минимальной ставке взносов на травматизм 0,2% и × 1,385 при максимальной 8,5%. Если отталкиваетесь от суммы «на руки», сначала разделите её на 0,87 — это НДФЛ 13%, который удерживает работодатель. Итоговый множитель к сумме «на руки» — около 1,5. Сверху идут косвенные расходы: рабочее место, программы, сервис отчётности, ЭДО, подпись, доля аренды и вспомогательного персонала. В открытом отраслевом расчёте они дают ещё около 24 тыс. ₽ в месяц, и общая стоимость сотрудника оказывается примерно вдвое выше суммы, которую он получает на карту.

Можно ли взыскать с бухгалтера штраф, который получила компания?

В общем случае нет. Налоговый штраф выписывают юридическому лицу, и он не считается прямым действительным ущербом, который работник обязан возместить. Если с бухгалтером не заключён договор о полной материальной ответственности, предел взыскания — средний месячный заработок (ст. 241 ТК). Минфин допускает требовать с работника сумму административного штрафа, уплаченного по его вине (письмо от 22.08.2014 № 03-04-06/42105), но это отдельный спор. Личные штрафы бухгалтера по КоАП — 5 000–10 000 ₽ за искажение отчётности, 300–500 ₽ за просрочку — уходят в бюджет, а не вам.

Сколько стоит уволить бухгалтера по сокращению?

Два месяца после предупреждения сотрудник работает и получает обычную зарплату. Сверх этого — выходное пособие в размере среднего месячного заработка в день увольнения, средний заработок за второй месяц, если человек не трудоустроился, и за третий — по решению службы занятости (ст. 178 ТК). Вместо выплат за период трудоустройства можно выплатить единовременную компенсацию в размере двух средних заработков. Итого до трёх средних заработков сверх отработанного, на Крайнем Севере — до шести. В пределах трёхкратного среднего заработка эти суммы не облагаются НДФЛ и взносами, а компенсация за неиспользованный отпуск облагается полностью.

Что выгоднее при большом количестве сотрудников — бухгалтер в штате или аутсорс?

Численность компании сама по себе не решает: тариф аутсорсера меряется объёмом документов, числом сотрудников на зарплате и системой налогообложения. Штат выигрывает, когда участок загружен постоянно (сотни документов, ежедневная касса и склад), когда один человек закрывает сразу несколько функций — учёт, кадры, отраслевые госсистемы, тендеры, — или когда данные нельзя выносить за контур компании. По оценкам практикующих бухгалтеров, ведение группы из трёх ООО и ИП с отраслевой спецификой стоит 150–220 тыс. ₽ в месяц одному специалисту, и на таких объёмах разрыв со стоимостью обслуживания уже не двукратный.